Datenschutzerklärung für Organisationen, gem. Europäische Datenschutz­Grundverordnung (EU­DSGVO)

1. Welche Art personenbezogener Daten werden in unserer Datenbank erfasst?

Wir erfassen diejenigen Daten, die Sie uns über den ausgefüllten Fragebogen zur Verfügung stellen. Insbesondere handelt es sich um Ihre Kontaktdaten, wie Name, Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer, sowie den Namen Ihre/ Organisation/ Ihres Vereins, Ihre Anforderungen an Freiwillige z.B., welche Tätigkeit Sie anbieten könn­ten und welche zeitlichen Vor­stellungen Sie haben. Außerdem notieren wir Verein­barungen und Vermittlungen, die wir gemeinsam mit Ihnen getrof­fen haben, um über den Beratungs­verlauf im Bilde zu bleiben.

2. Wie gehen Sie mit personenbezogenen Daten Dritter um?

Sofern Sie uns Kontaktdaten von Dritten, zum Beispiel von geflüchteten Personen, die eine Sprachbegleitung suchen, zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass diese Personen in die Weitergabe, Verarbeitung und Speicherung der Daten zugestimmt haben, z.B., indem sie dieses Einverständnis schriftlich eingeholt haben. Ohne dieses Einverständnis dürfen Sie aus Datenschutzgründen auf keinen Fall die persönlichen Daten Dritter weitergeben. 

Nimmt eine ehrenamtliche Person einen Einsatz an, schicken wir dieser Person Ihre Kontaktdaten. Ebenso schicken wir Ihnen die Kontaktdaten der Ehrenamtlichen (Vor- und Nachname, Telefonnummern, E-Mail-Adressen). So können beide Seiten unabhängig von uns miteinander in Kontakt treten. Sie verpflichten sich mit der Unterzeichnung dieser Datenschutzerklärung, dass Sie die Kontaktdaten der ehrenamtlichen Person nach dem Einsatz sofort löschen, sie weder speichern, verabreiten oder sonstwie nutzen.

3. Warum sammeln und vermitteln wir diese Informationen und welchen Zweck verfolgen wir damit?

Durch die Daten­erfassung sind wir in der Lage, Sie mit passenden Freiwilligen zusammen zu bringen und Ihnen qualifizierte Personen vorzuschlagen. Wir verfügen in unserer Datenbank über zahlreiche Einsatz­stellen und Freiwilligenprofile und nutzen die Informations­Technologie zur Unterstützung unserer Beratungs­tätigkeit. Dabei achten wir strikt darauf, dass wir Ihre Daten ausschließlich für folgende Zwecke verwenden:

• Engagement­vermittlung (Suche nach passenden Freiwilligen)
• Evaluation
• Ggfs. Informationen über Änderungen im Ablauf der Vermittlung o.ä.

Eine anderweitige Verwendung ihrer personenbezogenen Daten ist nicht gestattet und erfolgt auch bei keinem der von uns betrauten Partner.

4. Sicherheit Ihrer persönlichen Daten

Wir schützen Ihre persönlichen Daten vor unerlaubten Zugriff. Wir sorgen dafür, dass sich Ihre persönlichen Daten in einer kontrollierten, sicheren Umgebung, in der unerlaubter Zugriff und Veröffentlichung verhindert wird, befinden. Wir haben zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen lü­ckenlosen Schutz ihrer Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertra­gungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewähr­leistet werden kann.

5 Routinemäßige Löschung und Anonymisierung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist. Entfällt der Speicherungszweck, werden Ihre personenbezogenen Daten routinemäßig und ent­sprechend den gesetzlichen Vorschriften anonymisiert oder gelöscht. Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolg­ten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

6 Ihre Rechte

Auf Anfrage werden wir Sie gern über die zu Ihrer Person und zu Ihrer Organisation/ Verein gespeicherten Daten informieren. Ihnen steht jederzeit die Möglichkeit frei, die bei der Regist­rierung angegebenen personenbezogenen Daten vollständig aus dem Daten­bestand löschen zu lassen (Recht auf Vergessenwerden). Wir erteilen Ihnen gerne jederzeit auf Anfrage Auskunft darüber, welche personen­bezogenen Daten über Sie gespeichert sind. Ferner berichtigen oder löschen wir personen­bezogene Daten auf ihren Wunsch oder Hinweis.

7  Mit der Unterzeichnung dieser Datenschutzerklärung bestätigen Sie, diese Informationen erhalten zu haben: 

Mir ist bekannt,

• dass es sich bei den Ehrenamtlichen um keine amtlich vereidigten oder amtlich bestellten Dolmetscherinnen und Dolmetscher im Sinne des Dolmetschergesetzes handelt,
• dass die ehrenamtlichen Sprachmittler:innen sschließlich für das Dolmetschen der angefragten Termine vermittelt werden,
• dass ich eine Dienstleistung in Anspruch nehme, die ehrenamtlich erbracht wird. Sollten Aufwandskosten entstehen wie z.B: Fahrtkosten werde ich diese übernehmen. Dies kläre ich vor dem Einsatz mit den Ehrenamtlichen. 
• dass weder die die Kölner Freiwilligen Agentur noch die ehrenamtlich tätige Person für Schäden materieller oder immaterieller Art haften, die durch eine Übersetzungstätigkeit entstanden sind. Dies gilt nicht bei Vorsatz und/ oder grober Fahrlässigkeit